Agent AI care transformă cererile pentru ferestre și uși în proiecte pregătite pentru măsurători
Sistem digital integrat pentru calificarea cererilor, configurarea inițială a produselor, programarea măsurătorilor, ofertare, avans, producție, necesar de materiale și montaj.
Studiu de caz · Tâmplărie PVC și aluminiu · actualizat în septembrie 2026.
Pe scurt
Cererea intră pe WhatsApp sau pe site și deschide o fișă unică de proiect.
Agentul colectează date, poze și schițe, dar nu validează configurația tehnică finală.
Măsurătorile se programează direct în calendarul echipei tehnice.
Configurația aprobată devine comandă de producție și necesar de materiale.
Problema nu este lipsa solicitărilor, ci informația incompletă din fiecare cerere
Solicitările pornesc frecvent printr-un mesaj scurt, un apel sau câteva fotografii trimise pe WhatsApp. Clientul cere un preț pentru ferestre, uși sau închideri de terase, însă nu cunoaște întotdeauna profilul, tipul de sticlă, sistemul de deschidere sau măsurile finale.
Consultantul trebuie să transforme conversația într-o cerere tehnică suficient de clară: localitatea, tipul clădirii, numărul aproximativ de goluri, dimensiunile existente, culoarea, accesoriile, montajul și termenul dorit. Apoi programează măsurătorile și transmite informațiile către ofertare.
Când datele rămân dispersate între mesaje, fotografii și notițe, apar reveniri inutile, întârzieri și riscul ca un lead valoros să nu ajungă la timp la persoana potrivită.
Unde apar cele mai frecvente blocaje
cererile inițiale sunt incomplete și necesită multe întrebări repetitive;
fotografiile, planurile și dimensiunile rămân în conversații diferite;
consultantul programează manual măsurătorile și trimite separat detaliile colegilor;
ofertarea este întârziată de informațiile lipsă sau neclare;
avansul, contractul, producția și montajul sunt urmărite în sisteme separate;
necesarul de profile, sticlă, feronerie și accesorii este corelat târziu cu proiectul.
Soluția: un flux digital conectat la operațiunile companiei
Soluția conectează Agentul AI din WhatsApp și site cu un sistem central de leaduri și proiecte. Agentul conduce conversația în funcție de produsul solicitat, colectează datele cunoscute, primește fotografii și documente și pregătește cererea pentru măsurători sau ofertare orientativă.
Agentul nu validează singur configurația tehnică finală și nu înlocuiește specialistul care efectuează măsurătorile. El standardizează preluarea cererii, reduce timpul consumat de consultanți și păstrează toate informațiile într-o singură fișă de proiect.
Cum funcționează fluxul complet
1. Inițierea solicitării — Clientul scrie pe WhatsApp sau completează formularul de pe site. Sistemul păstrează sursa leadului și deschide o fișă unică.
2. Identificarea produsului — Agentul clarifică dacă este vorba de ferestre, uși, tâmplărie PVC sau aluminiu, glisante, închideri de terase, rulouri, plase sau glafuri.
3. Colectarea datelor inițiale — Se solicită localitatea, tipul clădirii, numărul de elemente, dimensiunile disponibile, fotografii, schițe, culoare, tip de deschidere, accesorii, montaj și termen.
4. Calificarea și programarea măsurătorilor — Cererile suficient de clare merg la ofertare orientativă; cele care necesită verificare intră în calendarul echipei tehnice.
5. Validarea configurației și oferta — După măsurători, specialistul completează dimensiunile și opțiunile finale. Sistemul centralizează produsele, accesoriile, transportul și montajul.
6. Contractul și avansul — Clientul primește documentele și opțiunea de plată. Statusul proiectului se actualizează după acceptare și înregistrarea avansului.
7. Comanda de producție și necesarul — Configurația aprobată devine comandă de producție. Se centralizează profilele, sticla, feroneria, garniturile, rulourile, plasele și consumabilele.
8. Livrarea și montajul — Sistemul planifică transportul și echipa de montaj, iar clientul primește confirmări și actualizări privind etapele proiectului.
Un exemplu concret
Un proprietar solicită șapte ferestre și două uși pentru o casă aflată în construcție. Trimite planul și fotografii prin WhatsApp, dar nu are măsurătorile finale.
Exemplu de conversație transformată în date și acțiuni
Produs: ferestre și uși • Proiect: construcție nouă • Localitate: colectată automat
Documente: plan și fotografii asociate fișei • Configurație inițială: material, culoare, deschideri, accesorii
După măsurători: ofertă, contract, avans, comandă de producție și programare montaj
Consultantul care merge la măsurători nu mai începe discuția de la zero. Vede într-un singur loc conversația, planul, fotografiile, preferințele clientului și elementele care trebuie confirmate.
După validarea tehnică, proiectul continuă în același sistem până la ofertare, producție și montaj.
Componentele tehnice ale sistemului
Agent AI conversațional — Păstrează contextul, adresează întrebările potrivite tipului de produs și completează automat fișa cererii.
Catalog și configurator inițial — Definește categoriile de produse, materialele, culorile, tipurile de deschidere, sticla, accesoriile și serviciile.
Colectare fișiere și imagini — Asociază fotografiile, planurile, schițele și documentele primite direct proiectului.
CRM leaduri și proiecte — Păstrează datele clientului, sursa, statusul, responsabilul, istoricul conversației și documentele.
Calendar măsurători și montaj — Gestionează disponibilitatea echipelor, adresele, programările, confirmările și reminderele.
Motor de reguli comerciale — Aplică regulile companiei pentru zonă, servicii, termene, avans și trecerea proiectului între etape.
Ofertare și documente — Centralizează configurația validată pentru ofertă, contract și documentele asociate proiectului.
Comandă de producție — Transformă configurația finală în elemente pregătite pentru producție și planificare.
Necesar de materiale — Centralizează profile, sticlă, feronerie, garnituri, accesorii și consumabile; poate verifica stocurile prin integrare.
Panou și notificări — Oferă vizibilitate asupra proiectelor și transmite actualizări către client și echipă.
Ce câștigă compania printr-un astfel de sistem
Leaduri mai bine calificate — Echipa primește cereri structurate, nu mesaje izolate fără context.
Mai puține întrebări repetitive — Agentul colectează informațiile inițiale înainte ca un consultant să intervină.
Măsurători mai bine pregătite — Specialistul primește adresa, fotografiile, planurile și preferințele clientului înainte de deplasare.
Ofertare mai rapidă — Datele necesare sunt centralizate și completate într-un flux clar.
Urmărirea proiectului cap-coadă — Solicitarea, oferta, avansul, producția și montajul rămân în aceeași fișă.
Necesar de materiale corelat cu proiectele — Comenzile aprobate pot fi grupate pentru producție și aprovizionare.
Comunicare constantă — Clientul primește confirmări și statusuri fără ca echipa să trimită manual fiecare mesaj.
Implementare etapizată, cu valoare din prima versiune
Faza 1 — Analiză și configurarea fluxurilor — Se definesc produsele, datele obligatorii, zonele de lucru, regulile de calificare, etapele proiectului și responsabilitățile.
Faza 2 — Agent AI și CRM operațional — Se implementează conversația, preluarea fișierelor, fișa leadului, distribuirea și programarea măsurătorilor.
Faza 3 — Ofertare, contract și avans — Se conectează configurația validată cu documentele comerciale, statusurile și plata avansului.
Faza 4 — Producție, materiale și montaj — Se construiește comanda de producție, centralizarea necesarului și planificarea livrării și montajului.
Faza 5 — Testare, instruire și lansare — Fluxurile sunt testate pe proiecte reale, iar echipele comerciale, tehnice și de producție sunt instruite.
Pentru ce tip de organizație este potrivit
Use case-ul este potrivit pentru producători și instalatori care lucrează cu produse configurabile și primesc multe solicitări prin WhatsApp, telefon, social media sau site.
ferestre, uși și tâmplărie PVC sau aluminiu;
sisteme glisante, închideri de terase și compartimentări;
rulouri, plase, glafuri și accesorii;
porți, garduri, pergole sau alte produse realizate pe dimensiuni;
echipe separate pentru vânzări, măsurători, producție și montaj;
nevoia de a reduce timpul dintre primul mesaj și oferta transmisă.
Întrebări frecvente
Agentul AI dă prețuri finale pentru ferestre și uși?
Nu. Poate produce o ofertare orientativă, acolo unde regulile companiei o permit, dar prețul final se stabilește după măsurători, pe baza configurației validate de specialist. Agentul pregătește datele, nu înlocuiește verificarea tehnică.
Ce se întâmplă dacă clientul nu știe dimensiunile?
Este situația obișnuită și nu blochează fluxul. Agentul colectează ce se știe — numărul aproximativ de goluri, fotografii, planul, tipul clădirii — și marchează explicit elementele care trebuie confirmate la măsurători.
Poate prelua fotografii și planuri trimise pe WhatsApp?
Da. Fotografiile, schițele și documentele primite sunt asociate automat fișei de proiect, deci nu mai rămân într-o conversație separată de restul datelor.
Cum ajunge cererea la consultantul potrivit?
Distribuirea se face după regulile companiei: zonă, tip de produs, complexitate sau încărcarea echipei. Fișa ajunge la responsabil cu toate datele și fișierele deja atașate.
Se integrează cu programul de producție pe care îl folosim?
Configurația aprobată poate fi transformată în comandă de producție și în necesar de materiale, iar integrarea cu sistemul existent se face în limita interfețelor pe care acesta le pune la dispoziție.
De unde începe implementarea?
Din faza de analiză: produse, date obligatorii, zone de lucru, reguli de calificare și etape. A doua fază livrează deja partea care consumă cel mai mult timp — conversația, fișa de proiect și programarea măsurătorilor.
De la chatbot la Agent AI conectat la operațiuni
Valoarea sistemului nu constă doar în răspunsul rapid la mesaje. Agentul AI transformă informația neorganizată într-o cerere tehnică, programează următorul pas și păstrează proiectul conectat la ofertare, producție și montaj.
Compania obține astfel un flux controlabil, în care fiecare solicitare are date, responsabil, status și acțiune următoare.
Câte solicitări pentru ferestre și uși rămân incomplete în WhatsApp?
Pornim de la fluxul actual al companiei și proiectăm un Agent AI adaptat produselor, regulilor de ofertare, măsurătorilor și procesului de producție. Scrie-ne la office@one-it.ro.